La problématique du changement de référence dans un marché publique

Le laboratoire ou l’industriel fabricant ou distributeur d’un Dispositif Médical se trouve en difficulté pour livrer un médicament au titre de ses engagements contractés dans un marché public pour diverses raisons : arrêt de fabrication, suspension de fabrication pour remettre un processus de fabrication aux normes, interdiction administrative dans le cadre, ou non, de la matériovigilance ou de la pharmacovigilance.

Il est ou va être en rupture de cette référence et a, ou n’a pas, de produit de substitution.

Nous conseillons d’abord d’informer les clients publics de ce risque de rupture afin de lui permettre de se retourner (la courtoisie peut payer dans une négociation par l’acheteur avec le concurrent dans le cadre d’un achat pour compte en lui demandant s’il maintient son prix de soumission et non son prix catalogue), le plus rapidement possible dés que l’information est certaine et enfin en montrant autant que possible que la cause de cette rupture est extérieure à la société ou à la filiale elle même, qu’elle était imprévisible et qu’elle est irrésistible, c’est à dire glisser les caractéristiques de la force majeure même si cela n’en est pas nécessairement une en droit.

Eléments de contexte : l’hôpital public peut en arriver à soupçonner le laboratoire de continuer à livrer d’autres clients à un prix plus élevé, c’est à dire avec une meilleure marge).

Ce qui peut donner des éléments de langage suivants :

Madame la pharmacienne en chef…

Dans le cadre du marché n°xxx, nous sommes titulaires du lot n°XXX intitulé XXX. A ce titre nous vous livrons le produit XXX ci-après référencé XXX.

Nous allons nous trouver à courte échéance dans l’incapacité de vous livrer ce produit en raison (expliquer la principale raison sans s’étendre), par exemple de la raréfaction de la matière première, ou de la spéculation sur un composant significatif, ou d’un incendie dans un centre de production, etc.

Cette indisponibilité était imprévisible au moment où nous avons répondu à votre consultation, elle est extérieure à nous mêmes et irrésistible. Nous en sommes particulièrement navrés.

(Si vous le pouvez, proposez un produit de substitution, avec au moins les mêmes caractéristiques et au même prix que celui du marché)

Nous tenions à vous en informer personnellement et en priorité. Mon équipe et moi même restons à votre disposition pour envisager tous moyens pour remédier à cette situation qui n’est ni de notre fait ni de notre volonté.

(Si vous pouvez proposer un petit stock de sécurité avant épuisement à ce client faites le, il appréciera).

Nous considérons notre relation comme essentielle et (si cette éventualité est plausible) vous livrerons en priorité dés le rétablissement des fabrications.

Veuillez croire…

Signé du directeur des ventes ou du patron de la BU, bref d’un chef et du commercial sur le terrain qui en pratique maintient le dialogue.